TEKNIK DAN MEKANISME PERSIDANGAN

1. Pengantar
Pada dasarnya, keberadaan suatu organisasi lebih disebabkan karena adanya kepentingan oleh sekelompok orang, yang merupakan pengabungan dari beberapa individu, berdasarkan adanya kesamaan tujuan. Dengan adanya persamaan tujuan, maka diterapkan beberapa aturan main guna dijadikan pedoman/aturan main dalam organisasi tersebut. Sehingga pada akhirnya, diharapkan bahwa organisasi tersebut dapat berjalan sesuai dengan aturan main yang telah dsepakati bersama.
Berdasarkan pemahaman diatas, maka tidaklah mengherankan jikalau kita sering menjumpai aturan-aturan yang bersifat mengikat di berbagai organisasi. Aturan-aturan tersebut merupakan rambu-rambu yang harus ditaati dan dijalankan agar tidak merugikan orang/pelaku yang akan terlibat.
Seperti yang telah dikemukakan di atas, maka pada makalah ini, saya akan membatasi pembicaraaan hanya pada teknik persidangan dan mekanisme persidangan, sesuai apa yang telah diminta panitia kepada saya. Dalam membicarakan tehnik mekanisme persidangan, tentunya kita perlu pahami dulu apa yang dimaksud persidangan dan bentuk-bentuk persidangan.

2. Persidangan
Dalam makalah ini persidangan dapat diartikan sebagai sarana tempat mengkomunikasikan ide/gagasan dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mengikat, baik untuk internal organisasi, maupun organisasi yang berada dibawah organisasi tertinggi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan, setiap peserta akan terlibat dalam pengambilan keputusan yang memiliki implikasi yang sangat penting bagi organisasi tersebut. Setiap peserta sidang akan diberi kesempatan untuk bernegosiasi dan memancing ide dalam kerangka menarik perhatian dan mempengaruhi peserta lain guna mengikuti apa yang diinginkan oleh peserta tersebut.
Berdasarkan pemahaman diatas, terbersit pertanyaan dalam diri kita, pada organisasi/forum manakah persidangan itu sering dilakukan? Pada dasarnya persidangan sering dilakukan pada organisasi-organisasi yang lebih bersifat menentukan arah dan kebijakan organisasi tersebut. Oleh karena itu, persidangan sering dilakukan pada organisasi legislative atau perwakilan, seperti Dewan Perwakilan Rakyat, Badan Perwakilan Mahasiswa, maupun organisasi lainnya.

3. Bentuk-bentuk persidangan
Dalam suatu persidangan, tentunya memiliki aturan main yang tidak dapat dilanggar oleh organisasi tersebut. Oleh karena itu, dalam persidangan pada dasarnya memiliki bentuk-bentuk persidangan yang mengatur dan menentukan keputusan yang diambil. Berdasarkan pemahaman tersebut, maka dalam persidangan, pada umumnya terdapat dua bentuk persidangan yaitu:
a) Sidang Pleno.
Sidang Pleno merupakan sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh oleh suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil keputusan yang berkenaan dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu organisasi. Contoh dalam internal lembaga kemahasiswaan, kita sering mendengar dan melihat BPMU melakukan sidang pleno dalam rangka pemilihan ketua SMU, penetapan hirarki peraturan lembaga Kemahasiswaan, dll.
b) Sidang istimewa
Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mendesak dan berada dalam keadaan genting. Misalnya dalam negara kita, sidang istimewa guna menurunkan Gus- Dur dari kursi Presiden.

4. Mekanisme Persidangan
Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan persidangan baik dari segi kuorum, maupun dari segi teknis pelaksanaannya. Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme persidangan, maka saya akan mengambil contoh mekanisme persidangan yang berlaku di BPMU. Dalam BPMU, mekanisme persidangannya diatur sebagai berikut :
Persidangan BPMU
1. BPMU bersidang sekurang-kurangnya satu kali dalam enam bulan.
2. Sebelum sidang dimulai setiap anggota menandatangani daftar hadir.
3. Sidang dianggap sah apabila dihadiri oleh setengan tambah satu jumlah anggota.
4. Apabila sidang pertama tidak memenuhi kuorum maka sidang kedua berdasarkan undangan kedua adalah sah.
5. Sidang diadakan atas undangan Pimpinan BPMU atau atas usul sekurang-kurangnya 11 (utusan) dari 11 anggota BPMF yang ada atau 1/3 ( sepertiga ) dari jumlah anggota BPMU.
6. Setiap anggota BPMU yang berhalangan hadir dalam persidangan harus memberitahukan secara tertulis/maupun lisan dan dapat dipertanggungjawabkan kepada Pimpinan BPMU.
7. Sebelum sidang dibuka, bahan-bahan untuk rapat sudah harus disampaikan kepada anggota sekurang-kurangya satu hari sebelum sidang.
8. Setiap peserta sidang dapat mengusulkan agendanya apabila dipandang perlu.
9. Surat-surat masuk dan keluar dibicarakan dalam rapat apabila dianggap perlu.

5. Sifat Persidangan
1. Sidang Tertutup, adalah persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan yang dilakukan tersebut bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan atau Anggota Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali sidang memutuskan untuk diumumkan seluruhnya atau sebagian.
2. Sidang Terbuka, adalah persidangan yang dilakukan secara terbuka dengan mengundang pihak lain yang dipandang memiliki keterkaitan dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada persidangan ini, hasilnya boleh diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui oleh pihak lain diluar organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan terbuka pihak-pihak yang diundang biasanya disebut Undangan atau peninjau.

6. Tata Cara dalam persidangan
1. Persidangan bersifat musyawarah untuk mufakat.
2. Persidangan dipimpin oleh Pimpinan sidang.
3. Peserta sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan sidang.
4. Peserta sidang tidak boleh diganggu selama berbicara.
5. Pimpinan sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai lamanya para anggota berbicara.
6. Bilamana pembicaraan melampaui batas waktu yang ditetapkan Pimpinan sidang dapat memperingatkan pembicaraan supaya mengakhiri pembicaraannya dan pembicara harus menaati ketentuan itu.
7. Setiap waktu dapat diberi kesempatan interupsi pada anggota untuk :
• Meminta penjelasan duduk perkara yang sebenarnya. (Point Of Klarifikasi)
• Menjelaskan soal-soal yang menyangkut dirinya. (Point Of Clearing)
• Mengajukan usul prosedur mengenai soal yang sedang dibicarakan. (Point Of Order)
• Mengajukan usul untuk meminta penundaan sementara Permusyawaratan.
Dalam sebuah persidangan, perlu dicermati beberapa hal yang merupakan masalah dalam persidangan yaitu : 1). Membuang-buang waktu. 2). Tidak Tegas, dan tidak menghasilkan keputusan apa-apa. 3). Merupakan ajang penonjolan diri. 4). Tempat penggodokan manuver politik dan transaksi gelap. 5). Memberikan kemungkinan pada orang lain untuk menghindari tanggungjawab. 6). Sebagai alasan untuk kelambanan.

8. Penutup
Dalam mempelajari teknik dan mekanisme persidangan, tidaklah cukup kita memahami sampai dalam ruangan ini saja, oleh karena itu dalam memahami bentuk dan mekanisme persidangan yang dibutuhkan adalah ketekunan dan kemauan kita dalam mempelajari semua ini.